SIA “Dobeles enerģija”

Personu datu aizsardzības politika

SIA “Dobeles enerģija” (turpmāk – Sabiedrība) savu funkciju un sniegto pakalpojumu efektīgai nodrošināšanai nepieciešams apstrādāt, ievākt un izmantot noteikta veida informāciju – datus par fiziskām personām un organizācijām.

Atkarībā no pieprasītā vai sniedzamā pakalpojuma vai izpildāmās funkcijas, var notikt personas datu apstrāde Eiropas Parlamenta un Padomes regulas Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/45/EK (turpmāk – Vispārīgā datu aizsardzības regula) izpratnē, kā arī citiem Latvijas Republikā spēkā esošiem normatīvajiem aktiem fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības jomā, un citiem normatīvajiem aktiem (likumi, Ministru kabineta noteikumi, saistošie noteikumi u.c.), saskaņā ar kuriem Sabiedrība nodrošina savu darbību un pakalpojumu sniegšanu.

Personas dati var attiekties gan uz bijušajiem, gan esošajiem Sabiedrības pakalpojumu izmantotājiem; bijušajiem, esošajiem un iespējamiem Sabiedrības darbiniekiem; piegādātājiem, pakalpojumu un piedāvājuma sniedzējiem; fiziskām un juridiskām personām, kurām Sabiedrība sniedz pakalpojumus.

Sabiedrības izmantotie personu dati var tikt iegūti no datu subjekta klātienē, iesniedzot iesniegumus vai izmantojot elektronisko saziņu. Dati var tikt iegūti no citiem avotiem, piemēram, valsts informācijas sistēmas, trešajām personām un publiskiem avotiem, ja tas ir nepieciešams funkciju un uzdevumu veikšanai.

Pārzinis un tā kontaktinformācija:

Personas datu apstrādes pārzinis ir SIA “Dobeles enerģija”, reģistrācijas Nr.45103002039, juridiskā adrese: Kr.Valdemāra ielā 3a, Dobele, Dobeles novads, LV-3701.

Kontaktinformācija par personas datu apstrādi saistītos jautājumos: gundega.geiko@dobelesenergija.lv vai vēršoties birojā klātienē.

Privātuma politika publicēta Sabiedrības mājas lapā – www.dobelesenergija.lv

Personu datu apstrādes mērķis

Personu datu apstrāde ir nepieciešama, lai Sabiedrība varētu veikt savu pamatdarbību – nodrošināt patērētājus ar siltumenerģiju un citiem maksas pakalpojumiem.

Datu apstrāde

Sabiedrība personas datus apstrādā papīra vai elektroniskā formātā. Personu datu apstrādi var veikt Sabiedrības darbinieks, kuram jānodrošina personu datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 28.panta 3.daļu, citiem tiesību aktiem un tikai tiem mērķiem, kādiem tie sākotnēji tika paredzēti. Sabiedrība personas datus apstrādā, ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par Sabiedrības rīcībā esošo personu datu drošību, izmantojot dažādus drošības pasākumus, lai nepieļautu nesankcionētu piekļuvi datiem, datu izpaušanu vai citu neatbilstošu personas datu izmantošanu. Sabiedrībā tiek nodrošināta pienācīga šīs informācijas apstrāde, uzglabāšana, datu integritāte ar atbilstošu drošības līmeni. Sabiedrība izmanto samērīgas un piemēro tas fiziskās, tehniskās un administratīvās procedūras un līdzekļus, lai aizsargātu apkopoto un apstrādāto personu datu informāciju. Drošības pasākumi tiek pilnveidoti atbilstoši drošības izvirzītajām prasībām.

Sabiedrība ir atbildīga un apstrādā datus ar līdzekļiem, kuriem jānovērš personu datu ļaunprātīga izmantošana, neatļauta atklāšana, izmainīšana u.c. neatbilstošas un neētiskas darbības.

Datu apstrādes principi

• Nolūka ierobežojumi – personu dati tiek vākti konkrētos, skaidros un Latvijā spēkā esošo tiesību aktu noteiktajos nolūkos. Netiek ievākti un glabāti dati nekonkrētiem nākotnes nolūkiem, kuru vajadzība nav izvērtēta un realizācijas uzsākšana nav noteikta;

• Likumīgums, godprātība un pārredzamība – personas dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā. Sabiedrības darbinieks informē datu subjektu par veikto datu apstrādi un paredzētajiem izmantošanas mērķiem;

• Datu minimizēšana – personas dati ir adekvāti, atbilstoši un ietver tikai to, kas nepieciešams, lai nodrošinātu Sabiedrības darbību un mērķu realizēšanu;

• Precizitāte – personas dati ir precīzi. Sabiedrība nodrošina, ka neprecīzi personas dati bez kavēšanās tiktu izdzēsti vai laboti;

• Glabāšanas ierobežojumi – personas dati tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjektu identifikāciju, ne ilgāk kā nepieciešams;

• Integritāte un konfidencialitāte – personas dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība;

• Pārskatāmība – Sabiedrība var uzskatāmi parādīt Regulas prasības ievērošanu un izpildi.

Datu konfidencialitātes principi

• Dokumenti, kuros ir personas dati, var tikt izsniegti tikai šai personai;

• Ja saraksti ar personas datiem tiek nosūtīts trešajai personai, ir nepieciešama personas atļauja;

• Telefonsarunās ir aizliegts telefoniski izpaust personas datus, ja vien šāds identificēšanas mehānisms nav iepriekš atrunāts un ir iegūta personas piekrišana;

• Dati netiek izsniegti trešajām personām, izņemot:

– tiesībsargājošām iestādēm (tiesām, valsts policijai) pēc rakstiska pieprasījuma;

– valsts iestādēm, ja tas noteikts Latvijas Republikas normatīvajos aktos vai pēc rakstiska pieprasījuma;

– lai veiktu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (VIN, VSAOI, bankai algas pārskaitīšanas veikšanai);

– ar datu subjekta pilnvarojumu par datu nodošanu trešajai personai (piemēram, radiniekiem., draugiem u.c.);

– datu apstrādātājam un Datu aizsardzības speciālistam tikai tādā apjomā, lai tas varētu nodrošināt un sniegt pakalpojums Sabiedrības vajadzībām;

Personas datu kategorijas

• Personas dati ir informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums. kontaktinformācija, informācija, kuru lūdzam sniegt, lai datu subjekts varētu saņemt Sabiedrības sniegtos pakalpojumus;

• Datu subjektiem – darbinieki, pretendenti uz vakanci, iesniedzamā informācija: vārds, uzvārds, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, izglītība, pašreizējā nodarbinātība, profesionālā darbība, dzimšanas dati, vecums, dzimums u.c. dati, ko persona iesniedz pēc saviem ieskatiem;

• Sabiedrības mājas lapā tiek izmantoti sīkfaili, kas ļauj iepazīties ar anonīmu informāciju par apmeklētāju aktivitātēm, lapu skatījumiem, avotiem un vietnē pavadīto laiku. Šī informācija tiek iegūta, lai uzlabotu tīmekļvietnes apmeklētāju ērtības un pakalpojumus. Sabiedrības tīmekļvietne: www.dobelesenergija.lv

Tiesiskais pamats personu datu apstrādei

• Normatīvo aktu izpildei – lai izpildītu Sabiedrības saistošos ārējos normatīvajos aktos noteiktos pienākumus un uzdevumus, kas veicami sabiedrības interesēs vai ar likumu piešķirtās pilnvaras;

• Likumīgās (leģitīmās) interesēs – lai realizētu no Sabiedrības un datu subjekta starpa pastāvošajām saistībām, noslēgta līguma vai likuma izrietošas Sabiedrības likumīgās intereses;

• Līguma noslēgšanai un izpildei – lai noslēgtu līgumu pēc datu subjekta pieteikuma un nodrošinātu tā izpildi;

• Saskaņā ar datu subjektu piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;

• apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses, t.i. dzīvību un veselību.

Personu datu glabāšanas ilgums

Sabiedrība glabā un apstrādā datu subjekta datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

• saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto pienākumu un termiņu glabāt datus;

• kmēr normatīvajos aktos noteiktā kārtībā Sabiedrība vai datu subjekts var realizēt savas leģitīmās intereses;

• kamēr ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats;

• ienākošās un izejošās komunikācijas (e-pasta vēstules, pasta korespondence) uzskaite, lai nodrošinātu Sabiedrības leģitīmo interešu ievērošanu, tiks glabāta periodu, kas nepārsniedz divus gadus, ja vien attiecīgais komunikācijas saturs ir jāuzglabā normatīvajos aktos noteiktajā termiņā, kā ar, ja tiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas varētu palīdzēt Sabiedrībai vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā attiecīgais dokuments var tikt saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.

Personas datus iestādē uzglabājam tikai tik ilgi, cik nepieciešams tiem mērķiem, kuriem tie tika iegūti. Darbinieki, kuriem ir piekļuve personas datiem, ir apmācīti ar tiem darboties atbilstoši un saskaņā ar mūsu iestādes normatīvo datu drošības politiku.

Datu subjekta tiesības

Datu subjektam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi – piekļuvi saviem personas datiem, veikt to papildināšanu, labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai tiesības iebilst pret apstrādi un datu pārnesamību. Sabiedrībai ir pienākums sniegt atbildi viena mēneša laikā no pieprasījuma brīža (iespējams ir pagarinājums līdz diviem mēnešiem, ja tiek brīdināts datu subjekts).

Datu subjektam ir tiesības iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:

• rakstveida formā klātienē Sabiedrības biroja telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;

• elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot datu subjekta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Sabiedrība pārliecinās par datu subjekta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to, ievērojot normatīvo aktu prasības.

Sabiedrība atbildi sniedz rakstiski, atbildi izsniedzot klātiene birojā personīgi vai tā pilnvarotai personai, vai nosūta pa pastu uz viņu norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē. Datu subjektam ir tiesības vērsties ar sūdzībām pie Sabiedrības vai uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā.

Ja datu apstrāde tiek veikta pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu personas datu vākšanai, apstrādāšanai un izmantošanai, kuru tiesiskais pamatojums ir piekrišana, datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad piekrišana vēl bija spēkā. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.

Atstājot savu kontaktinformāciju (e-pastu, tālruni), datu subjekts piekrīt, ka Sabiedrība var ar viņu sazināties, izmantojot sniegto informāciju.

Ja rodas jautājumi vai pretenzijas par personas datu apstrādi un aizsardzību mūsu iestādē, ziņojiet par to SIA “Dobeles enerģija” uz e-pasta adresi: gundega.geiko@dobelesenergija.lv, kur sniegtā informācija tiks reģistrēta un izvērtēta.